רוב השיחות לעסק קטן נגמרות באותו משפט: "מתי אפשר לקבוע?". ואם אתם באמצע עבודה, התשובה היא בדרך כלל "אחזור אליך". קביעת תורים אוטומטית בטלפון אומרת שהתור נקבע כבר בשיחה הראשונה, בלי שתעזבו את מה שאתם עושים.
איך זה עובד בפועל? הנה כל הדרך, מהצלצול ועד ה-SMS.
לפני הכל: מה מגדירים פעם אחת
כדי שהסוכן יקבע תורים נכון, הוא צריך לדעת שלושה דברים:
- סוגי הפגישות. למשל פגישת ייעוץ של שעה ושיחה טלפונית של חצי שעה. לכל סוג יש משך, ומקום (אצלכם, אצל הלקוח, או בטלפון).
- שעות העבודה. באילו ימים ובאילו שעות אפשר לקבוע, וימים סגורים כמו חופשה.
- כללים. כמה זמן מראש אפשר לקבוע, ועד כמה זמן לפני הפגישה הלקוח יכול לבטל.
את זה מגדירים פעם אחת, במסך היומן. אם יש לכם יומן גוגל, מחברים אותו, ומה שתפוס שם לא ייקבע אצלכם.
צעד אחרי צעד: מה קורה בשיחה
- הלקוח מתקשר. הטלפון שלכם מצלצל, ואם לא עניתם בזמן שבחרתם, הסוכן עונה בשם העסק.
- הסוכן מבין מה צריך. "אני רוצה לקבוע ייעוץ" או "צריך מישהו שיבוא לתקן את הדוד". הסוכן מבין את הבקשה גם כשהלקוח מסביר בדרך שלו, ומתאים אותה לסוג הפגישה הנכון.
- הסוכן בודק ביומן. הוא רואה רק את השעות שבאמת פנויות, לפי משך הפגישה, השעות שפתחתם והפגישות שכבר נקבעו.
- הסוכן מציע שעות. "יש לי מחר ב-10:00 או ביום חמישי ב-16:30. מה נוח לך?" אם אף אחת לא מתאימה, הוא מחפש עוד.
- הסוכן אוסף פרטים. שם, ומה שצריך לפי סוג הפגישה, למשל כתובת לביקור אצל הלקוח.
- התור נקבע. הפגישה נכנסת ליומן מיד, עם סימן קטן שמראה שהסוכן קבע אותה בשיחה.
- הלקוח מקבל SMS. אישור עם התאריך, השעה והכתובת, וקישור אישי לביטול.
- תזכורת לפני הפגישה. בערב שלפני או בבוקר של הפגישה, לפי מה שבחרתם. ככה פחות לקוחות שוכחים להגיע.
- אתם מקבלים סיכום. מי התקשר, מה רצה, ומתי נקבע. בלי לפתוח את היומן ובלי להתקשר לאף אחד.
ומה אם הלקוח רוצה לבטל?
הלקוח מבטל דרך הקישור האישי שקיבל ב-SMS, בחלון הזמן שקבעתם. השעה מתפנה ביומן, ואפשר לקבוע בה מישהו אחר. הסוכן לא מבטל תורים בעצמו בטלפון, כדי שאף אחד לא יבטל תור של מישהו אחר.
מה הסוכן לא יעשה
- לא יקבע בשעה תפוסה. כברירת מחדל אין חפיפות.
- לא ימציא זמינות. אם אין שעה פנויה, הוא אומר את זה ומציע לרשום את הלקוח כדי שתחזרו אליו.
- לא יחליט במקומכם על מקרים מיוחדים. לקוח שצריך משהו חריג? הסוכן רושם ומעביר אליכם.
רוצים לבדוק כל סוכן לפני שבוחרים? יש לנו רשימה של 8 דברים לבדוק בסוכן AI שקובע פגישות.
כמה זה עולה
קביעת תורים ביומן נמצאת בחבילת מנהל היומן: 159 ₪ בחודש, ועוד 1.5 ₪ לדקת שיחה בפועל. בלי התחייבות. לדוגמה: עסק שהסוכן עונה בו ל-80 שיחות בחודש, דקה וחצי כל אחת: 339 ₪ בחודש. כל החבילות בדף הבית של סינק.
שאלות נפוצות
הסוכן יכול לקבוע כמה סוגי פגישות?
כן. מגדירים את סוגי הפגישות, לכל אחד משך ומקום משלו, והסוכן מתאים את הבקשה של הלקוח לסוג הנכון.
אני יכול לקבוע תורים גם בעצמי?
כן. אותו יומן משמש אתכם ואת הסוכן. מה שאתם קובעים, הסוכן רואה כתפוס.
הלקוח יכול לבחור תור גם בלי להתקשר?
כן. יש גם קישור לזימון אונליין, מאותו יומן, שאפשר לשים בוואטסאפ, באינסטגרם או באתר.
השורה התחתונה
קביעת תור היא הדבר הכי נפוץ שלקוחות מבקשים בטלפון, וגם הדבר הכי קל לפספס. סוכן AI עושה את זה כבר בשיחה הראשונה, ביומן שלכם, בלי שתגעו.
רוצים לשמוע איך זה נשמע? התקשרו עכשיו ל-03-382-4716 ודברו עם הסוכנת של סינק.